オンラインイベントのプラットフォームについて特徴や機能、用途などを解説。オンライン展示会やセミナー、各種イベントに合わせたプラットフォームを選べるように知識を付けておきましょう。
オンラインイベントを開きたいと考えた時、必要になるのがオンラインイベントを開催するためのプラットフォームです。配信ソフトや配信サイトが思い浮かぶ方も多いかと思いますが、自社が使いやすいようにカスタマイズしてイベントを開けるオンラインイベントプラットフォームもあります。
本コラムではオンラインイベントプラットフォームの特徴や選び方について解説。オンラインイベントの開催を検討している担当者の方は、ぜひ参考にしてください。
オンラインイベントプラットフォームとは？
オンラインイベントプラットフォームとは、オンラインイベントを開催する場やシステムなどを指します。新型コロナウイルスの蔓延により、リアルイベントの開催が縮小されるなか、インターネットを通して開催されるオンラインイベントが増えました。
オンライン上でセミナーや展示会、各種イベントなどを開催することで、ターゲットとの接点を失わないようにし、売上や顧客の確保に努めたのです。物理的な移動をほとんど伴わないため、それまでリーチしていなかった層にもアプローチできたと言われています。
また、完全オンラインのイベントなら、リアルの会場を借りる必要も、人を集める必要もありません。インターネット環境さえ整っていれば場所や日時を選ばず、空間も制限なく利用できるのが特徴です。
オンライン商談や名刺交換など、対面の展示会と同等の機能を持つプラットフォームもあります。
オンラインイベントは、新型コロナウイルスが落ち着いたとしても一定の需要があると見込まれています。そのため、自社で使いやすいオンラインイベントプラットフォームを知っておくに越したことはありません。
プラットフォームを選ぶときのポイント
オンラインイベントを開催するプラットフォームを選ぶ際には、以下の5つを基準にしましょう。
- 参加者が利用しやすいプラットフォームかどうか
- イベントに必要な機能を備えているか
- オプションやサポート内容
- セキュリティ対策はされているか
- 無料体験はあるか・料金形態はどうなっているか
では、それぞれの理由について、以下より詳しく解説いたします。
参加者が利用しやすいプラットフォームか
オンラインイベントを開催するプラットフォームを選ぶ際には、参加者が利用しやすいかどうかを重視しましょう。
UIがわかりやすい・参加までの手順がシンプルであるなど、自分が参加者なら使いやすいかという視点で選ぶことが大切です。
決まった人達ではなく、不特定多数のユーザーを集める必要のあるイベントであれば、なおさら使いやすさは重要です。イベントのURLを共有するだけで気軽に参加できるといった、参加までのハードルが低いプラットフォームを選ぶのがよいでしょう。
イベントに必要なスペックや機能を備えているか
いくら評判の高いプラットフォームを選んでも、開催するイベントに必要なスペックや機能が無ければ、イベントを成功させられません。
特に以下の要点はしっかりとチェックしましょう。
- 最大接続人数はどれくらいか
- イベントの規模に合っているか
- 来場者のレポート・解析ができるか
小規模なイベントであれば、同時に接続する人数はあまり気にしなくてもよいかもしれませんが、大規模なイベントだと、プラットフォーム側で許容している範囲を超える可能性があります。また、規模が大きくなればなるほど、サーバにかかる負荷も大きくなるため注意しなくてはいけません。
来場者のレポートや管理は、イベントが成功したかどうか・得たデータを今後に活かせるかといった点において必要な機能です。ですが、参加人数が分かればよい程度であれば、そこまで重視しなくても問題ありません。
開催するイベントで何をしたいのか・イベント後には参加者の情報が必要かなどをピックアップしておき、それらを満たす機能を持ったプラットフォームを選びましょう。
オプションやサポート内容
オフラインイベントとオンラインイベントでは開催に必要なノウハウが異なります。普段とは勝手が違うので、トラブルが起こると対処できない場面も出てくるでしょう。
そのため、プラットフォーム側のサポート内容はしっかりと確認しておく必要があります。費用に関わってくるので、サポート内容が通常利用範囲内なのか、オプションなのかも要確認です。
万が一、オンラインイベントが配信ができなくなる事態に備えて用意しておきましょう。
また、オプションには、撮影スタッフがついてくれる・広告を配信してくれるといったものがあります。必要な機能があればオプションも利用して、満足度の高いイベントにしましょう。
セキュリティ対策はされているか
企業がオンラインイベントを行う際、最も気をつけたいのがセキュリティです。
参加者の個人情報や決済情報が漏れてしまった、うっかり内々の資料が映りこんでしまったなどがあると、社会的信用を落とします。また、イベント自体を妨害される可能性も否定できません。
プラットフォーム側に脆弱性があった場合、大きな脅威になります。また、オンラインイベントについてのノウハウが無い場合は、ヒューマンエラーによるインシデントが起こる可能性もあるのです。
このようなあってはならないミスが起こらないよう、配信する側が気を付けるのはもちろん、高セキュリティなプラットフォーム選びを行いましょう。
無料体験版はあるか・料金体系はどうなっているか
無料体験があるプラットフォームを選べば、自社の製品やサービスに合ったイベントを開催できるかを事前に確認ができます。実際に触ってみて、操作や管理のしやすさはもちろん、営業担当者との相性もチェックしましょう。
また、一般的にオンラインイベントのプラットフォーム使用料金には以下の2種類があります。
- 従量課金制
- 月額制
プラットフォームの使用頻度が低いのであれば、従量課金制がおすすめです。月に何度も使用する場合は、月額制を選択するのがよいでしょう。
イベントの管理側・参加側に便利な機能
イベントの管理側・参加側それぞれにとって便利な機能として、以下にも注目してみてください。
- 配信管理・追っかけ再生など
- 事前登録やチケット機能
- 電子名刺交換・オンライン商談・アンケート
- 来訪者分析
どういった点が便利なのか、1つずつ紹介します。
配信管理・追っかけ再生など
配信時の映像や音声の配信管理は、クリアな画質・音質でイベントを行うために欠かせません。マイクやカメラをよくしても、プラットフォーム側で処理できなければ上手く配信できないためです。また、開始や終了をスムーズに行えるか、カメラが切り替えられるかなども、あると便利な機能です。
追っかけ再生とは、主にリアルタイムの配信イベントであると便利な機能です。ユーザーが遅れて参加した場合、リアルタイム配信のみだと見逃してしまった部分はわからないままです。
ですが、追っかけ再生機能があれば、イベントの様子を巻き戻して見ることが可能になります。配信中にもう一度見たい場面に動画を戻せる便利さもあります。
実際に参加者が時間通りにやってきたのか、どのくらいの人が最初から最後までいてくれたのかなど、ユーザーの動向をリアルタイムに記録できる機能を持つプラットフォームもあります。イベントの趣旨に合わせて、そうした機能を活用するとよいでしょう。
事前登録やチケット機能
事前登録やチケット機能があると、主催側は事前にどのくらいの参加者がいるかが分かり、人数や職種などをもとにイベント内容を改めて見直すことができます。
参加側は、登録やチケットの購入といったステップを踏んでいるため、参加意欲が高まります。プラットフォームによっては、事前登録者やチケット購入者に対してイベント開催日が近づくとリマインドをかけてくれるため、参加を忘れてしまうこともありません。
また、事前登録を無料、当日参加を有料にすれば、事前登録者の人数を増やすことも可能です。
電子名刺交換・オンライン商談・アンケート
オンライン展示会やセミナーを開催する際に、電子名刺交換・オンライン商談機能を利用すると、イベント管理側・参加側ともにメリットがあります。
電子名刺交換ではオンライン上で名刺を管理でき、必要な名刺をすぐに探し出せて便利です。オンライン商談では別の日程を設けること無く、出展者と参加者が簡単にビジネスマッチングできます。必要なサービスを探している参加者にとってもスピーディーに商談に持ち込めるのはメリットでしょう。
アンケート機能を利用することでオリジナルのアンケートを作成でき、イベント後のフォローにも活用が可能です。
来訪者分析
来訪者を分析する機能が用意されているプラットフォームもあります。
以下のような項目は、ビジネス効果の測定に活用可能です。来訪者から得られるデータを数値化・グラフ化して詳細なレポートが作成できます。
- 参加者のログイン数
- 映像視聴者数
- アンケート集計数
来場者がログインしてからどのような行動を取ったかが一目瞭然なので、今後のイベント開催にも役立つでしょう。実施したアンケートから参加者のリアルな声を集められれば、製品開発やサービスの改善にもつなげられます。
オンラインイベントプラットフォームの種類
オンラインイベントの種類に合わせて、プラットフォームにもいくつかの種類があります。主なものについて、特徴を紹介します。
Web会議型
Web会議型は、参加者全員が相互にコミュニケーションを取れるタイプのプラットフォームです。インターネットを通じて遠隔地にいる相手とリアルタイムで音声や動画、資料を共有できます。
Web会議型のプラットフォームは、主催者が参加者からリアルな声を集めたい場合に利用されています。
ただし、参加者が多ければ多いほど発言回数が増えて、イベント自体の収集がつきません。そのため、1度の参加人数は2～30人程度に制限されているのが一般的です。
社内会議や面接などの小規模から、説明会やセミナーなど大人数の集まりまで、幅広く利用されています。
ウェビナー型
ウェビナー型はオンライン上でセミナーを開催する際に利用されるプラットフォームです。ちなみに、ウェビナーとはウェブとセミナーを掛け合わせた造語です。
ウェビナー型では1～3人が話者として登壇し、他の参加者は聴講のみを基本としています。双方向のコミュニケーションではなく、講師側からの一方向な発信が前提です。プラットフォームによっては、チャットによる質問の受付やアンケートの回答にも対応しています。
Web会議型のプラットフォームを用いて、ウェビナーが行われることも多いですが、アンケート機能や広告配信、参加者管理等、よりビジネスに利用できる機能が備わっているのが特徴です。
テーブル型
テーブル型はWeb会議型とウェビナー型を掛け合わせた形でイベントを開催できます。参加者は文字通りいくつかのテーブルに分かれて、相互にコミュニケーションを取るイメージです。
「テーブル」と呼ばれるバーチャルなルームが用意されており、少人数の参加者同士で双方向に会話できます。例えば、ウェビナーで講演を聴講したあとに、参加者を分けて意見交換会やワークショップをする。小規模ブースでオンライン商談を行うなどの使い方が一般的です。
テーブル型は、Web会議型とウェビナー型の欠点を上手に補い合ったプラットフォームと言えるでしょう。
動画配信型
動画配信型は、リアルタイムではなく事前に撮影・録音した動画をストリーミング配信するタイプのプラットフォームです。身近な例としては動画配信プラットフォームのYouTubeなどがあげられます。
録画された動画を視聴するタイプなので、ユーザーは日時を指定されないのがメリットです。
動画配信型には無料で利用できるプラットフォームが多数あります。しかし、イベントの内容によっては、アカウント管理やセキュリティ対策が整った有料プラットフォームを利用するのがおすすめです。
it（イット）なら幅広いイベントに対応
オンラインイベントの開催を検討しているなら、専用プラットフォームの利用がおすすめです。オンラインイベントプラットフォーム「it（イット）」なら、幅広いイベントをスピーディーに開催していただけます。
it（イット）は以下のようなオンラインイベントの開催にご利用いただき、スタッフによるサポートもさせていただきました。
- 建築系の業種で「手書き書類のデータ一括管理に関するセミナー」開催
- 東京都で「オリンピック・パラリンピック2020大会」の施設周知を実施
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