オンラインセミナーとは
オンラインセミナーとは、インターネットを活用して開催するセミナーを指します。オンライン通話ソフトやYouTubeといったプラットフォームを活用し、動画と音声を配信するのが基本です。「ウェブ×セミナー」なので、ウェビナーと呼ばれることもあります。
オンラインセミナーのよくあるトラブルやミス
オンラインセミナーを開催時によくあるトラブルやミスを紹介します。オンラインセミナーのミスやトラブルは、オンラインセミナー用のツールでカバーできることが多いため、一般的な配信ソフトやプラットフォームを使った配信では不安な時は、導入を検討しましょう。
参加者がうまくオンラインセミナーに参加できない
zoomで言うと、配信用URLの共有漏れ、参加方法が分からない、セキュリティ面で参加がはじかれてしまうといったトラブルがあります。事前に配信用のURLや参加方法などを漏れなく通知しておく対策が有効ですが、zoomだけでは対応が難しいのが現状。オンラインセミナー用ツールの参加者管理機能を使えば、連絡が漏れることはありません。また、セキュリティに関しても事前に設定したうえで開催できます。
動画や音声が途切れる・カクカクする
配信中のトラブルで多いのが、動画や音声に関するトラブルです。配信側の環境に原因がある場合と、参加者側にある場合とがあります。
そうしたトラブルが起きないように、オンラインセミナーツールでは配信環境に合わせた設定を行い、リハーサルをして問題が無いか確認します。また、トラブルが発生して映像が見られなかった場合を想定して、追っかけ再生など、振り返りができる機能を設けています。
参加者からアンケート回収ができない
セミナー後のアンケートは、今後の営業活動や戦略のためにも参加者に回答して欲しいものです。配信専用のソフトを用いている場合、アンケートは別のソフトやツールを使用して回答してもらわなくてはいけません。その際に、共有漏れが起こってしまうケースがあります。
オンラインセミナーツールには、アンケート機能が備わっています。セミナーを開催したプラットフォームの中でアンケートへ誘導できるのに加え、参加者管理をしているので共有漏れも起こりません。
オンラインセミナーの配信に必要な機材
オンラインセミナーの開催には、良好なインターネット環境とPCが必須。また、その他にも必要となる機器や便利な機器などもあるので、その一例をご紹介します。
Webカメラ
オンラインセミナーはPCに内蔵されているWebカメラでも配信可能です。社内の会議室やデスクから配信するような配信規模が小さいものなら、問題無いでしょう。
ですが、プロジェクターを使うような規模が少し大きいセミナーの場合は、解像度や画角などを考慮したうえで、配信用に別途カメラを用意するのをおすすめします。
マイク
Webカメラ同様、PCに内蔵されているものでも十分ですが、音質や集音範囲に限界があるという注意点があります。より参加者が聞き取りやすい音声を配信したい場合は、外付けのマイクを準備するのがおすすめ。配信用なら、USBケーブルでPC接続できるタイプが便利です。
照明
高性能なWebカメラを準備しても、光量が不足した環境では、映像が不鮮明になることはもちろん、暗い画面になりイメージダウンにつながってしまう可能性も。このような事態を回避するためには、適切な照明が必要です。
オンラインセミナーとリアルのハイブリッドで配信する方法
オンラインセミナーがさらに進化し、リアル＋オンラインを組み合わせたハイブリッドセミナーが注目されています。ハイブリッドセミナーの基本形式は、リアル会場からオンライン会場に向けて配信するものです。
PC、Webカメラ、マイクなど必要な機材はオンラインセミナーと基本的に同じです。しかし、リアル会場での見やすさや伝わりやすさを追求する場合、配信ツールや使用機材などにひと工夫するとより効果的でしょう。
スイッチャー
スイッチャーとは、複数のカメラの映像をワンタッチで切り替えられる機材です。スイッチャーをセットしておけば、講演の流れに応じて、講演者と資料の映像を一瞬で切り替えることができるので、より内容を的確に伝えられます。
オーディオインターフェース
入力される音声のノイズを軽減してくれる機器です。セミナーを録画したい場合にも、オンライン参加者の声をスピーカーからではなくPC内に流れる音声として認識させ、聞き取りやすい形で残しておけます。
オンライン配信・ハイブリッド配信をするときに決めておくこと
より質の高いオンラインセミナー・ハイブリッドセミナーを配信するために押さえておくべきポイントは以下のとおりです。
- 目的や目標の明確化
顧客リードの獲得、認知向上、関係性の構築などの目的と、目的達成となる目標を定めます。 - 運営担当やセミナー内容の決定
開催規模によりますが、2～3名を選定して、目的に合わせたセミナー内容を決定します。 - 配信サービスやツールの選定
zoomやYouTubeといったソフト・プラットフォームの選定を行います。また、セミナー来場者の管理を行うツールが必要な場合は、機能や価格を比較検討して導入します。 - 資料やアンケートの準備
セミナーで使用する資料を作成します。資料は、想定される視聴デバイスに合わせて見やすいように工夫しましょう。アンケートも、目的に合わせた内容で作成します。 - 集客告知・リハーサル
自社メディアやSNS、ポータルサイトへの登録などを行い、開催を告知して集客します。セミナーの内容によっては、既知の顧客へメールや電話等でお知らせするケースもあるでしょう。
オンラインセミナー・ハイブリッドセミナーのメリットは？
オンラインセミナーとハイブリッドセミナーは、これまでのリアル会場のみのセミナーと比べてどういったメリットがあるのか紹介します。
密を回避しながらイベントを開催できる
オンラインセミナーは、参加者は会場に集まる必要がありません。ハイブリッドセミナーでは、リアル会場に足を運ぶのは、「講演者のみ」か「講演者＋一部の参加者」に限られます。そのため、密を回避した環境でセミナーが開催できるのがメリットです。特にハイブリッドセミナーは、オンライン環境が無い人は会場に・ある人はオンラインと、参加者の環境に合わせて開催できる点がメリットです。
広い会場を用意しなくても良い
オンラインセミナーであれば会社の会議室からの配信が可能です。開催規模にはよりますが、ハイブリッドセミナーでも従来よりも小さい会場を用意すればよいので、会場をレンタルする場合の費用が抑えられます。
参加者が自身の環境に合わせて参加できる
リアル会場のみの場合、参加者が遠方にいて参加できないといったケースが生じます。しかし、ハイブリッドセミナーであれば、リアル会場に近い人は会場へ、遠い人はインターネット環境とPCさえあれば参加可能です。ターゲットかリアルかオンラインかを選べるため、より集客しやすくなるでしょう。
オンラインセミナー・ハイブリッドセミナーのデメリットは？
セミナー開催にあたって、注意しておきたいポイントについて紹介します。
配信以外の顧客管理方法が煩雑になる
セミナーを配信するだけなら、Web会議が行えるツールを用いれば問題ありません。ですが、誰が参加したのか、確度の高い顧客は誰かなど、来場者に関するデータは通話をメインに行うツールでは集めにくいのが現状です。そのため、セミナー開催前から開催後までフォローできるオンラインセミナーツールの使用をおすすめします。
ノウハウが無いとトラブルに対応できない
音声が聞こえない、画面が固まって動かないなど、Web配信にはトラブルもつきものです。PCの問題なのか、ネット回線か、それともプラットフォームに何かしらの問題が起きているのかを瞬時に判断して対処する必要があります。オンラインでのイベント開催に慣れていないうちは、フォローを受けられるツールを使用しましょう。
社外秘の情報を扱う場合のセキュリティ
社内研修や一部顧客に限った情報提供など、情報が外部に漏れてはいけないケースでは、普及している通話ツールやプラットフォームでは少々心もとないと言わざるを得ません。そのため、自社用に配信状況をカスタマイズできるイベント開催ツールを使い、セキュリティを高める必要があります。
オンラインセミナー・ハイブリッドセミナーツール「itイット」にできること
オンラインセミナー・ハイブリッドセミナー開催をサポートするツール「itイット」なら、専門知識が無くても、最短3分でオンラインセミナー・ハイブリッドセミナーを開催できます。
セミナー開催時にあると便利な機能を数多く盛り込みました。zoomやSkypeのような一般的なオンライン通話ソフトでは、配信はできてもイベントの管理を一元化するのが難しい面があります。配信も管理もどちらも「itイット」1つでOKです。
管理機能
- セミナーやプレゼン情報入力itイットでは、イベント専用特設サイトが自動生成で作成可能。サイト上にセミナー開催やプレゼンなどに関する情報を掲載しておけば、イベント参加者の興味・関心をひきつけやすくなり、参加者数の増加、ひいては顧客獲得につながります。
- アンケート設定設問数や設問内容を自由に設計できるアンケート機能があります。セミナーの改善点や商談化促進など、目的に応じたアンケート作成が簡単にできるため、その他のフォローアップをより迅速にしていただけます。
- 一括メール配信セミナー案内、リマインダー、フォローアップなど、参加者とのコミュニケーションには、一括メール配信機能が役立ちます。希望配信日時を設定して一斉送信できる、イベントに関する連絡調整の効率化が図れる機能です。その他、使い方次第で参加者数や商談数アップのためのツールとしても活用できます。
- レポート・解析セミナーの規模が大きくなるほど、データ分析には時間と労力がかかりがち。itイットは、参加者ログイン数、映像視聴者数、アンケート集計数などのデータから、分析レポートを資料化できるので、セミナー開催後の迅速かつ的確なアプローチが可能となります。
ユーザー機能
- バーチャル名刺交換itイットのバーチャル名刺交換機能では、オンライン上で名刺交換ができます。マイページ内で交換した名刺管理も簡単にできるので、時間の有効活用にも。直接顔を合わせていなくても、セミナー後にコミュニケーションが取れます。
- オンライン商談ツール上で主催者と参加者が会話できます。セミナー後に気になる商材やサービスを提供している企業の担当者とオンライン上で商談を進められるので、リアル会場に足を運べなくても、貴重な商談のチャンスを逃す心配がありません。
ご紹介した以外にも、itイットには、オンラインセミナー・ハイブリッドセミナーをサポートするさまざまな機能が用意されています。実際にitイットを導入してセミナーを開催した事例を見てみましょう。
イットの導入事例
- 株式会社オカムラ株式会社オカムラでは年1回、国内外の有名デザイナーや建築家を招いたセミナー・シンポジウムを開催していました。今回初めてオンラインでの開催を決定。2日間にわたり、YouTubeライブとオンラインで「未来のフードホール」「手を動かして考えること」をテーマとした講演を配信しました。itイットでは、参加者登録フォーム制作のほか、オプションサービスであるセミナー映像の収録・編集、講演内容の翻訳、セミナーの進行管理などでサポート。事前登録制のフォームで出欠確認の効率が格段に上がったこと、映像関係の外注費用が削減できたことなどによって、自社初のオンラインセミナーは大成功を収めました。
- 行政（消防・救助）例年、リアル会場のみで実施されていた全国の消防・救助隊向けのシンポジウムを、ハイブリッドセミナーで開催。開催にあたっては、新型コロナ対策とオンライン参加者からの声も聞きたいという課題がありました。この課題に対しitイットでは、オプションサービスであるQRコード受付システムを提案し、安全かつスムーズな受付を実現。リアルタイムで来場人数管理ができ、スムーズな運営管理につながりました。また、チャット質疑システムを導入して、オンライン参加者ともリアルタイムで質疑応答ができる環境を設計。オンライン参加者はもちろん、リアル会場参加者からの質疑も活発となり、大変有意義なセミナーとなりました。
オンラインセミナー・ハイブリッドセミナーならイット
オンラインセミナーは配信環境さえあれば開催可能です。参加者側にインターネット環境が無ければ参加できないというネックは、オンラインとリアルを同時に開催するハイブリッドセミナーで解決できます。
itイットは特別な知識不要で、オンラインセミナーやハイブリッドセミナーを開催できるサービス。準備から開催、フォローアップまでをワンパッケージで実現。オンラインセミナー・ハイブリッドセミナーに精通したプロが、クライアントの課題や目的をしっかりと把握し、セミナーを成功に導きます。
オンラインセミナー・ハイブリッドセミナーを検討している方は、ぜひお気軽にitイットにご相談ください。貴社にぴったりのセミナー実現の第一歩となるはずです。
