オンライン商談ツールについて、概要や利用するメリット・デメリットを紹介。さらに、イベントプラットフォームのitで利用できるオンライン商談機能について解説します。オンライン商談ツールを利用して、商談件数のアップを目指しましょう。
商談を効率化するにはオンライン商談ツールの利用がおすすめ。インターネット環境があれば、互いのPCやスマートフォンを利用して商談が行えます。直に赴く必要がないため、移動時間の削減ができるのはもちろん、これまで遠方で諦めていた企業へのアプローチも可能です。
本コラムでは、オンライ商談ツールの特徴やメリット・デメリットについて詳しく解説しています。オンライ商談ツールを自社に導入したい方は、ぜひ参考にしてみてください。
オンライン商談ツールとは
オンライン商談ツールとは、文字通りインターネットを利用したオンラインで取引先との商談を完結させるためのツールです。
従来の商談では日時や場所を指定して、実際に顧客と会って話を進めるのが一般的でした。しかし、新型コロナウイルスの影響により、相手の顔を見ながら非接触で話し合いを進められるオンライ商談のニーズが高まっています。
営業担当者が業務の無駄に感じることとして、「営業先への再訪問」「商談の移動時間」などをあげています。オンライン商談ツールを導入すれば、自社にいながら商談が行えるので時間に余裕ができ、対応件数の増加が見込めるでしょう。
オンライン商談は対象とする企業の数により、利用するツールが異なります。例えば、1対1での商談であれば通話ソフトを用いるケースが多く、展示会のように複数の企業と商談する際には、イベントプラットフォームの商談機能を利用して話し合いが行われます。
オンライン商談ツールを使用するメリット
オンライン商談ツールを使用すれば、従来の商談よりも営業効率を上げられます。ここではオンライン商談ツールを使用するメリットについて、詳しく解説していきましょう。
1. 自社にいながら商談が進められる
従来の商談のように訪問営業をする必要がないため、取引先の訪問にかかる時間や金銭的なコストを抑えられます。
オンライン展示会や商談会を開催するケースも増えており、自社にいながら営業が行えるようになってきました。また、オンライン商談ツールを使用する場所は自社だけに限りません。インターネットさえあればどこからでもアクセスできるので、営業職のテレワーク促進にもつながります。
2. 商談件数の増加が狙える
移動時間がかからない分、1日の商談件数を増加させても対応ができます。移動を伴わないことで、自社と顧客ともにスケジュールを立てやすいのも特徴です。
また、オンライン商談では取引先の地域も限定されません。遠方の企業へもアプローチできるため、新たな市場の開拓にもつながります。さらには、日本国内だけでなく、海外の顧客とも顔を見て話しができます。海外出張が難しい昨今でも、ビジネスチャンスを逃さずに済むのがメリットです。
3. 確度の高い顧客へ素早く対応できる
オンライン商談ツールを利用すれば、イベント当日などの早いタイミングで顧客との商談が可能です。
移動にかかる時間や商談する場所の確保といった手間が省けることで、リードタイムを短縮できます。確度の高い顧客へスピーディーにアプローチでき、成約率アップが期待できるでしょう。顧客の購買意欲が高い段階で商談を行うことは、顧客満足度にもプラスの影響を与えるはずです。
特に、展示会での商談は、自社に興味を持った見込み客と商談ができる機会。オンライン展示会であれば、使用するイベントプラットフォームの機能が重要になってきます。使いやすさや商談後のフォローのしやすさなども考えて、イベントプラットフォームは選びましょう。
4. 資料の追加提供がスムーズに行える
オンライン商談の利点として、資料の追加提供がしやすい面があげられます。対面だと事前に送付した資料や当日に渡す資料に限られるケースがほとんどですが、インターネットに双方がつながっていることで手元の資料を先方に直ぐに渡せます。
例えば、補足したい情報を記載したファイルをお互いのいるルームで共有すればOKです。また、Webサイトの特定箇所を見て欲しい時には、画面共有機能を用いて話が進められます。お互いの認識をすり合わせながらの商談が可能です。
5. 顧客管理がしやすい
通話機能だけでなく、顧客情報を管理できる機能を持つオンライン商談ツールもあります。
管理機能では、スケジュールや名刺の管理が行えます。部署内や事業所内で共有すれば、無駄のない営業戦略を練るための情報にもなるでしょう。営業担当者任せになりがちな顧客管理を組織で行うことで、営業効率の向上が目指せます。
展示会の場合は、イベントプラットフォーム内の参加者や出展者管理、一括メール送信、アンケート送信といった機能を用いて管理が行えます。
オンライン商談ツールのデメリット
オンライン商談ツールは、商談の効率化や顧客管理までできる強い味方です。しかし、メリットばかりでなく、デメリットも存在しています。
ツールの導入を決める前に、デメリットも把握しておきましょう。
1. ツールの理解度がまちまちだと効果を得られにくい
オンライン商談ツールを導入しても、組織の中でツールへの理解度に差があると、ツールから得られるメリットが少なくなってしまいます。ツール導入の際には商談の通話や顧客管理、名刺管理などの機能を組織内で理解しておかなければなりません。
商談相手と画面を共有できる機能は便利ですが、映してはいけない情報を共有してしまうなどのミスも想定されます。商談の担当者がオンライン商談ツールの操作に慣れていないと、このようなミスが発生しかねません。
組織内でのオンライン商談ツールへの理解度を高める教育と浸透が大事になるでしょう。
2. 顧客がツールを使用できないと訪問になる
顧客がツールを使用できないと、従来どおり訪問での商談になります。複数いる顧客のうちの一部であればよいですが、多数だった場合はツール導入のメリットを享受できません。
また、ツールは導入していても通信環境が整っていない場合は、スムーズに話が進まずにフラストレーションを溜めることになってしまいます。先方の環境に問題があり、オンラインでのやり取りが難しいとなれば訪問して対応することになるでしょう。
顧客側がオンライン商談ツールの使用に慣れていない場合も、進行に手間取る可能性があります。
場合によっては、ツールの使い方や環境へのアドバイスを行うこと自体がコミュニケーションとなり、良い関係性を構築するのに役立つことも。訪問しなくてはいけない、と捉えるのではなくそこからどう良い関係になっていくかを考えた対応をしましょう。
itで利用できるオンライン商談の機能を紹介！
イベントプラットフォームitは、オンライン展示会やハイブリット展示会などに活用できるイベントプラットフォームです。イベント開催に必要な機能を備えています。
その中で、オンライン商談に役立つ機能をご紹介します。
1. オンライン商談・オンライン商談予約機能
オンライン商談は、イベントに参加エントリーしたユーザーが利用できるユーザー機能のひとつです。参加者と出展者のビジネスマッチングを目的としており、ツールを使って出展者と直接会話ができます。
また、オンライン商談予約は、イベント主催者が利用できる管理機能です。主催者側のページにはオンライ商談予約カレンダーが用意されており、顧客とのアポイントをスムーズに設定できます。ツールは直感的に使えるので、商談予約枠の設定でつまずく心配もありません。
このようにitでは、オンラインイベントの出展者と参加者のビジネスをつなぐオンライン商談機能が用意されています。
2. バーチャル名刺交換機能
バーチャル名刺交換は、名前の通りイベントプラットフォーム内で名刺交換ができる機能です。ユーザーはマイページにログインするだけで名刺交換を行え、名刺管理にも対応しています。
バーチャルの名刺は一般的な紙の名刺と比べて、多くの情報を記載することが可能です。バーチャル名刺にURLを記載していれば、会社のホームページをすぐに閲覧してもらえます。
また、紙の名刺のように印刷するコストもかかりません。多くのブースを回っても名刺を切らすことがなく、効率良くビジネスチャンスを作れます。
3. メール配信機能
itにはシステム上から簡単に送信できるメール配信機能が用意されています。
参加者へのメール案内や連絡調整が、一括送信により簡単に行えます。そのため、参加者一人ひとりに手作業でメールを送信する必要がなく、主催者の負担を減らすことが可能です。
また、参加者が利用できる機能として、参加者同士の交流メール機能も用意されています。
4. レポート・解析機能
レポート・解析機能では参加者のログイン数や映像視聴者数、アンケート集計数などを管理画面から確認できます。itでは参加者の動向をログとして記録しており、ユーザーの滞在時間などが詳細に分かります。
開催したイベントの分析は、イベント後の商談や次回のイベントを開催するうえで欠かせない要素です。アンケートの実施により良かった点と悪かった点を把握できれば、今後どのようにアプローチすべきか、次回イベントの改善点は何かがより分かるでしょう。組織内で共有して、ノウハウとして蓄積もできます。
itでスムーズなオンライン商談を
オンラインイベント開催時に商談をスムーズに行いたいなら、itのご活用を検討してみてください。
itには商談を円滑に行うために、オンライン商談やバーチャル名刺交換、レポート・解析機能などが標準で用意されています。オンライン商談は、スピーディーな対応が可能になるため、成約率を上げたい場合に有効です。
イベント開催からオンライン商談まで、幅広くビジネスに活用できるitをぜひお試しください。
