イベント概要
例年リアルイベントで行っている会員向け製品勉強会を、今年は完全オンライン開催にて実施しました。 課題は集客で、案内から申し込みまでの導線と、当日の受付管理を確実に行うためにitイットをご利用いただきました。 司会進行や挨拶、セミナーは全て事前収録・編集し動画配信を行いましたが、LIVE配信しているように見せる工夫をしました。
イット導入前の課題
- 一番の課題は集客の心配でした。 案内から申し込みまでうまく運べるかという点と、機密性の高いセミナー内容から受付管理を徹底し機密情報漏えいを防ぎながら開催できるかという点が最大の課題でした。 また、新型コロナウイルス感染症予防対策として完全オンラインによる勉強会の実施が必須だったが、オンラインの開催で視聴者に情報が伝わるのかが疑問点でした。よって、確実に情報を把握してもらうために、映像配信は追っかけ視聴ができることに強くこだわりました。 itイットを利用することで、イベントの告知、会員へのメール案内、申込受付、受付管理、事前撮影収録、映像配信、視聴レポートまで全てが一元管理できるので導入しました。
イット導入後の効果
- 会員への案内メールを一括で予約送信することができ、集客が足りない際には、リマインドメール予約配信を複数回できたので、十分な集客ができました。 また、受付管理を徹底し、機密情報の漏えい防止のセキュリティを高めるために、カスタマイズしたユーザーID・パスワードの設定で、要件をクリアできました。 映像配信も同じく機密情報の漏えい防止のセキュリティを高めるためにYOUTUBE-LIVEの利用はNGだったが、itイット独自の映像配信ツール（追加オプション）を利用し、強くこだわっていた追っかけ視聴ができるようになり、とても満足しています。 しかも高画質でクリアな映像配信が可能だったので、視聴者にも十分内容が伝わりとても好評でした。 オンライン開催でもハイクオリティなイベントの実施が出来ることに手ごたえを感じました。 視聴レポートは、分単位での視聴者動向が解析できて、次回に繋がる情報を得ることができました。
対応詳細
応募登録フォーム制作
毎年リアル開催していたが、今回は事前に集客を図り、itイットの応募フォームでの事前登録制としました。
集客・案内・受付
案内メールの一括送信予約、リマインドメールの送信予約、1ID1ログインを制限するカスタマイズしたID・パスワードの設定、itイットオペレーターによる事務局対応（電話対応・メール対応）を利用し万全な受付管理の徹底を行いました。
事前セミナー収録と映像編集
itイットの利用料金内で、セミナーの事前収録と映像編集を行いました。
イベント当日
参加者の受付管理をitイット事務局で行いながら、参加者状況をウォッチしました。 配信映像は追っかけ視聴できるitイット独自の映像配信ツールを使用し、視聴者に確実な情報伝達に努めました。 イベント終了後 視聴レポートによる視聴者動向を解析しました。
イット担当者コメント
初回打合せの段階で、機密性の高いセミナー内容でセキュリティを万全にした開催をしたい点と、確実な集客を図れるかという課題点をいただきました。 itイットの標準機能だけでは、これらの課題をクリアするにあたり十分に足りていないと感じたので、追加オプション提案を行い、セキュリティ面と、集客面に対しカスタマイズ設定した対応を行いました。 また、機密情報漏えいを防ぐために、映像配信はYOUTUBE-LIVEはNGのほか、追っかけ視聴ができることを必須でご要望いただいたのでZOOMはNGとなり、itイット独自の映像配信ツール（追加オプション）をご提案しご導入いただきました。 これにて、お客様からのご要望に対し全てクリアすることができ、また、映像や音声のクオリティを高いレベルで保持した映像配信が行えたので、お客様にご満足いただけたことが担当者として大変嬉しく思います。
導入されたお客様からの声
新型コロナウィルス感染が拡大し、一昨年もオンライン開催しましたが、コスト過多になったことと、思うような集客、成果が得られず、実施前から今回の開催には不安要素がたくさんありました。 しかし、itイットではイベント告知・案内・集客、申込受付、セキュリティ保持、高画質で高機能な映像配信、視聴レポートまで、全て任せることができ大変便利に利用できました。また、不明点や心配事項にも細やかに相談ができ、経験豊富なスタッフによるサポートが受けられたので安心して実施できました。 今回、IDやパスワードによるログインや、QRコードからもアクセスできるようにメール配信にも強いこだわりがあったが、itイットは全てを可能としてくれたのでとても満足しています。 次回もitイット利用したいと思います。今回はありがとうございました。
