リアルイベントやオフラインイベント、オンラインツールを取り入れたリアルイベントのメリットやツールの選び方について紹介。イベントの管理・運営をオンライン化すると効率的です。ハイブリッドイベントにも活用いただけます。イベント担当者の方はぜひご覧ください。
2022年現在、多くの地域で3年ぶりにリアルイベントが再開されるようになりました。しかし、コロナ禍でオンラインイベントが普及したことで、効果の高いイベントの形は変わってきています。
本コラムでは、オンラインを活用した効果の上がるイベント作りについて紹介。リアルイベントやハイブリッドイベントの開催を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。
コロナ禍におけるイベントの形
新型コロナウイルスの影響で、いわゆる3密を避けるためにリアルイベントからオンラインイベントへの移行が進みました。イベントのオンライン化は加速しており、その中で新しい形のイベントが誕生しています。
お客さんを会場に入れつつ、オンライン配信も同時に行うハイブリッドイベントはその代表例です。元々は3密を避けるめに導入されたハイブリッドイベントですが、オンライン化したことで遠方のため今までは参加できなかったユーザーの獲得につながりました。
オンラインイベントの利点や懸念点は？
コロナ禍で普及したオンラインイベントは今後もひとつの形として活用が続く見込みです。しかし、オンラインイベントはメリットだけでなく、デメリットも存在しています。効果が高いイベントを開催するには、メリット・デメリットについても押さえておくことが重要です。
1. オンラインイベントのメリット
1-1. コストを削減できる
イベントをオンライン化することで、リアルイベントよりもコストの削減が可能です。従来のイベントを開催するには、会場のレンタルやスタッフの雇用、設営などに多額の費用がかかりました。イベントの内容や規模にもよりますが、オンライン開催の場合は大規模な会場をレンタルする必要がありません。イベント当日に雇うスタッフ数も少なくて済みます。
1-2. 集客数を増やせる
インターネットに接続したパソコンやスマートフォンさえあれば、遠方の方でもイベントに参加できます。リアルイベントでは、会場のキャパシティが集客の限界になりますが、それを超えてお客さんを呼べるのが魅力です。また、オンラインで行うイベントはアーカイブを残すことが可能です。配信系のイベントであれば、見逃し配信を行うことで、当日参加以外の層にもリーチできます。
コロナ禍を脱しつつある今、リアルイベントの復活が増えてきました。しかし、国内では完全に制限が解除されておらず、感染症対策のために今後も非接触イベントの開催が続く見込みです。そのため、イベントの開催を考えているなら、オンラインイベントやハイブリッドイベントと言った開催方法を視野に入れておきましょう。
2. オンラインイベントのデメリット
2-1. 配信のための知識が必要不可欠
オンラインイベントを開催するには撮影や通信などの知識や技術が必要です。特に通信環境は重要。大規模なイベントの場合は同時接続数に回線が耐えられず、配信が途切れてしまう可能性があります。途切れ途切れの配信だと、参加者が離脱してしまうでしょう。
また、使用する配信ツールによっては、参加者管理が煩雑になる可能性も。イベントそのものではないところに労力を使ってしまうと、イベントの質に影響が及ぶことが懸念されます。配信用のシステムやツールの理解を深めておきましょう。
2-2. どうやって「参加している感」を演出するか
リアルな会場とは異なり、オンラインイベントはユーザーに参加していると感じてもらいにくいのも懸念点です。双方向のコミュニケーションを取り入れる、イベント中にアンケートを実施するなど、参加者側がアクションを取れるコンテンツを用意してみましょう。
オンラインイベントは、コンテンツを用意して配信できれば良いのではありません。イベントを成功させて次回開催につなげるには、環境を整えて顧客を満足させる必要があります。
オンラインイベントやハイブリッドイベントの経験が少ない場合は、使用するツール側に用意されているサポートを受けながら、イベントに臨むと良いでしょう。
イベントプラットフォームはオン・オフ問わずに活用できる
オンラインイベントを成功させるには、イベントプラットフォームの利用がおすすめです。オンライン・オフライン問わずに活用できるイベントプラットフォームの導入を検討してみてください。
参加者の管理がしやすくなる
イベントプラットフォームの多くは、参加者管理機能を搭載。イベントの企画から運営、イベント後の参加者に対するフォローまで一元的に管理ができるため、運営側の作業負担を軽減できます。
連絡は社員アドレスを使ったメール、告知は自社サイト内のブログ、スケジュール管理はアプリ…など、管理用のツールが分かれていると、非効率的なのに加えて抜け漏れが発生しやすくなります。そうしたリスクを抑えるのにもイベントプラットフォームの導入をおすすめします。
また、プラットフォーム内でイベントの情報が提供されているので、参加側も手間取らずに確認や問い合わせができます。イベントを運営するにあたってスケジュール調整を行う際にも、一斉に知らせることができて便利です。
コミュニケーションが取りやすくなる
イベントプラットフォームにはコミュニケーションツールが用意されており、メールやチャットで参加者からの意見を集められます。特にアンケート機能は参加者の興味や反応を分析するうえで便利です。アンケート結果を活用すれば、次回開催時の改善点も見つけやすくなります。
また、プラットフォーム内で、メッセージによる参加者同士のコミュニケーションも可能です。SNSのような感覚で気軽にメッセージのやり取りができるため、ユーザーに対して「イベントに参加している」という実感を与えられます。
オフラインイベントを後からオンライン化できる
リアル開催のイベントにも、イベントプラットフォームを活用できます。開催したリアルイベントを録画しておけば、動画コンテンツとしてアーカイブ（オンデマンド）配信が可能です。アーカイブを残していくことで、それ自体がコンテンツにもなります。集まったコンテンツをもとに、マーケティングを展開することもできるでしょう。
効果を高めるオンラインイベントツールの選び方
イベントの効果を高められるかどうかは、ツールの選び方次第です。望んだ結果が期待できるように、ポイントを押さえてオンラインイベントツールを選びましょう。
自社に必要な機能を備えているか
ツールを選ぶ際には、開催するイベントに必要な機能が備わっているかをチェック。いざイベントを立ち上げた際に機能が不足していては本末転倒です。まずは、自社でイベント開催にあたって必要な機能をすべて洗い出してみましょう。そのうえで、自社のイベントを成功させられるツールを選ぶことが重要です。
ですが、多機能すぎると使いこなすことが難しくなり、不要なコストを支払うことになる可能性もあります。開催するイベントの規模によっても必要な機能は異なるので、無料版や体験版などを使って比較してみるのがおすすめです。
参加者が直感的に使えるか
開催側にとって使いやすいツールを選ぶだけでは不十分です。参加者が直感的に使えるツールを採用することで、より多くの人にイベント参加を促せます。
例えば、無料で参加できるオンラインイベントであっても、参加登録がわかりにくいと、その時点で離脱者が出てしまうかもしれません。また、仮に今回は参加してもツールのUIが複雑であれば、見込み客のリピートを望めない場合もあります。
開催側が使いやすいのはもちろんのこと、参加者にとっても快適に使えるツールを選びましょう。
イベントの目的達成をサポートしてくれるか
イベントを開催するのには目的があるはずです。知名度の向上、市場の新規開拓、ファンとの交流、情報交換…などが一般的でしょうか。そうした目的を達成するために必要な機能があるかも確認しましょう。
例えば、展示会のように商品やサービスをアピールするためのイベントでは、購買や契約に結びつけるための導線が必要です。オンライン商談機能があるツールなら、出展者と参加者のビジネスマッチングをサポートしてくれます。
ツールを使えばリアルイベントの効率化も図れる
ツールやプラットフォームの活用先はオンラインイベントだけではありません。リアルイベントで煩雑化しやすい企画から運営までの流れや、見込み客へのフォローなどの効率化を図れます。効率的にリアルイベントを運営したい場合も、ツールの導入を検討してみましょう。
イベントの立ち上げから告知・運営までを一本化
イベントプラットフォームitは、イベントプランニングから告知用サイト（LP）の作成、イベント運営までをサポートできるツールです。イベントプランニングなら最短3分で完了できます。
イベントの運営に必要な機能が揃っているため、itがあればツール内でさまざまな作業を完結できるのが強みです。特に、サイト作成機能はなかなか無い機能です。現代においてイベント告知用のサイト作成は必須とも言える作業。そのサイトも、直感的な操作で簡単に作れます。
itに限らず、イベント用ツールやプラットフォームはリアルイベントやオフラインイベントの運営にも必要な機能が揃っています。また、今はリアルイベントを行っていても、ユーザーニーズによってはオンライン開催に舵を切る可能性もあるはずです。そういった可能性も考えて、イベントプラットフォームの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
連絡先やアンケートなどを回収しやすくなる
ツールには名刺管理や連絡先交換機能が備わっています。展示会のようなイベントにおいて、連絡先をどれだけ集められるかは重要です。オンラインイベントプラットフォームやツールを使えば、その場から動かなくても効率よく連絡先を集められるため、リーチの獲得率が上がるでしょう。
また、従来のイベントでは紙のアンケートが主流だったため、参加者からの回収が課題でした。オンライン化されたアンケートなら、お手持ちのスマートフォンから気軽に回答してもらえます。
部分的なオンライン化でも効果アリ
イベントの運営をすべてオンライン化する必要はなく、部分的にオンライン化するだけでも十分な効果が期待できます。効果の高いイベントを実施できるかどうかは、リアルイベントに対してオンラインをどう取り入れるか次第です。開催予定のイベントに何が効果的であるかは、いろいろ試してみないとわかりません。
まずはアンケートのみをオンライン化する、イベントを録画してアーカイブを配信してみるなど、できる部分から実施してみるのが良いでしょう。オンライン化の効果を最大限に引き出すために、ツールにどのような機能があるのかをチェックしてから導入しましょう。
リアルイベントの開催もツールで便利に
コロナ禍から脱却しつつある今、リアルイベントの復活が増えています。しかし、従来のオフラインイベントとまったく同じではなく、オンラインイベントを視野に入れた開催やツールの導入などが進んでいます。
オンライン化を取り入れて開催するのであれば、イベントプラットフォームのit（イット）をぜひご活用ください。イベント会社が作成したツールのため、必要な機能の搭載はもちろん、細やかなサポートも用意しております。
