社内のイベントをオンラインで行う企業も増えてきました。このページでは、オンラインイベントのメリットやイベントアイデアなどについて解説。リモートワークの中でも、オンラインで社内イベントを開催して、組織の団結力を高めましょう。
企業が組織として団結するには、普段の業務はもちろんですが、社内イベントの開催も有効として取り入れられてきました。しかし、リモートワークが推奨されたことで、社内の人員が一堂に会する機会が減少しています。
本コラムでは社内イベントをオンラインで開催する必要性や課題、事例について紹介しています。オンライン社内イベントの開催を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。
社内イベントをオンラインでやる理由
2019年12月から続く新型コロナウイルスの影響により、社内イベントが行いにくくなりました。飲食を伴う歓送会や交流会のほか、会社総会や研修、福利厚生のイベントなど、久しく開催できていない企業も多いのではないでしょうか。
しかし、組織として結束力を高められる社内イベントは、可能な限り開催したいもの。そこで多くの企業は、オフラインイベントからオンラインイベントに舵を取りました。
いわゆる3密を回避できるとあって、入社式や社員研修を始めとし、大規模な総会までもオンラインで開催する企業が増えています。新型コロナウイルス流行が収束しても、勝手の良さからオンラインでの社内イベントを継続する企業も出てくるでしょう。しかし、オンラインイベントにはメリットもありますが、もちろんデメリットもあります。
オンライン開催のメリット
オンラインイベントの開催は、オフラインよりもコストを大幅に削減できます。企業の規模にもよりますが、イベントの開催には会場のレンタルや社員の移動費、食事の用意などが必要なためです。
しかし、オンライン開催であれば会場のレンタルは不要で、当日の交通費もかかりません。通信環境が整っていれば参加できるため、全国の支社や海外拠点の社員とも交流できます。食事会であっても、社員がそれぞれ自分で食べたいものを用意するので、飲食代も基本的にはかかりません。
また、イベント参加にあたって移動時間の制約もなく、オフラインと比べてスケジュール調整が容易になります。時短勤務や育休取得中により、今までイベントに参加できなかった社員の参加も促せるでしょう。
このように社内イベントのオンライン開催は、ソーシャルディスタンス以外にも多数のメリットがあります。
オンライン開催のデメリット
リアルな会場にいるわけではないので、「参加している実感」を得にくいのがデメリットです。集中力がもたなかったり、イベントに顔は出しているものの内容を聞いていなかったりといったことが懸念されます。
双方向型のイベントでは、参加者に発言する機会が設けられているので良いのですが、一方向型だと飽きさせない工夫が必要です。
また、オンラインイベントに慣れていないと発信側も参加側もうまくコミュニケーションが取れず、どのような気持ちで臨めばいいのかが分からないといった点もデメリットとしてあげられます。
リハーサルを行う、イベントプラットフォームの使い方を周知しておくなど、対策しておきましょう。
社内イベントの目的はオンライン・オフラインでも変わらない
社内イベントには、それぞれ開催する目的があるはずです。それは、オンライン・オフラインのどちらでも変わりません。
多くの場合、社内イベントは以下のような目的で開催されています。
- 社員のエンゲージメント向上
- 研修による知識・スキルの向上
- 社員間のコミュニケーション促進
例えば、新入社員の研修であれば「知識・スキルの向上」です。従来はOJTで教育していたものが、リモートワークで行えないとしても、作業手順を動画で配信する・理解度テストを実施して正答率見ながらフォローするなど、オンラインならではの対応が取れます。
目的を見失わずに、目的達成のためにどのようなコンテンツを用意すれば良いかを考えましょう。
例えば、コロナ対策としてソーシャルディスタンスを保ちつつ、オンライン参加者から意見をもらうために、イベントプラットフォームを利用した事例があります。オンラインプラットフォームを活用して非接触型の受け付けを実施。さらに、配信画面のチャットシステムで、オンライン参加者からリアルタイムで意見をもらうことで、活発なイベントとなりました。
オンライン社内イベントのアイデアを紹介
実際に開催されたオンラインイベントを見てみると、主催側の目的や対象者によってさまざまな形式が取られていました。オフラインイベントをそのままオンライン化すれば良いのではなく、オンラインならではの工夫も見られます。
オンライン社内イベントは、大きく分けると以下の2種類に分けられます。
- 社員の団結力向上を目的としたもの
- 社員への教育を目的としたもの
それぞれ、どういったイベントがあるか事例をもとに紹介します。
社員の団結力向上を目的としたもの
社員の団結力向上を目的とした事例には以下があります。
- オンライン表彰会
表彰会は社員のモチベーションのため重要なイベントです。式の参加者はオンラインにし、オフィス内に本格的な会場を設置するなどして開催します。代表者へのインタビューなどリアルとほとんど変わりません。
画像引用元：STORiES istyle blog
参照事例 STORiES istyle blog『全社員リモート参加！全社表彰式を、完全オンラインで実施しました【7i Award / Like! Award 2020】』
@cosmeを運営するistyleの社員表彰式は年間の取り組みで成果をあげたプロジェクトを表彰する例年行事。2020年はオンラインで行い、オープニングムービーの映像から始まり、オフィス内に設けたスタジオ中継に繋げて実施しました。
画像引用元：STORiES istyle blog
zoomを使い、参加者の表情をギャラリービューで移しながら時にブレイクアウトルームで部屋を分け、社内SNSでコメントをし合って盛り上がったようです。
- オンライン社員総会
オフラインのイメージが強い社員総会もオンライン化が始まっています。ただし、事前に用意した動画を流すのではなくライブ配信のため、マニュアルや台本などの入念な準備が必要です。
画像引用元：ベイシス株式会社人事ブログ
オンライン社員総会を開催した事例を調べると、多くの企業がブログでも紹介していました。通信インフラの構築や運用を行うベイシスの人事ブログでも社員総会を開催した事例が見られました。台本をつくり、ヒストリー映像の紹介、クイズなど相互方向的なコミュニケーションを取り入れながら視聴者参加型で行ったようです。参加人数が多い、多拠点にまたがる、リモート勤務が多い企業は今後も「オンライン」の形が定着するかもしれません。
- オンラインランチ会
オンラインランチ会は、社員のコミュニケーション促進を目的としています。コロナ禍により完全リモート化した企業で、部署やチームごとにオンラインでランチを共有するイベントが定番化してきています。
画像引用元：pocke（現株式会社ベルシステム24ポッケ事業部）ポッケのなかみ
参照事例 pocke（現株式会社ベルシステム24ポッケ事業部）ポッケのなかみ『オンラインランチ会で在宅勤務の社員同士コミュニケーションを取ってみた！』
新型コロナウイルス感染症の影響で最も影響を受けたのはランチや飲み会などの食を共にするコミュニケーションかもしれません。pocke（現株式会社ベルシステムポッケ事業部）では、以前から行われていたランチ会をオンラインで開催するという試みをブログで紹介していました。
Google Meetを使い、それぞれが出前や自炊、テイクアウトした食事を紹介。フランクなコミュニケーションを楽しむ様子が見て取れました。
- リモート懇談会・オンラインゲーム大会
食事会や飲み会などのほか、新卒が入社する前に行われる顔合わせなどの懇親会がオンラインで行われています。また、仕事から少し離れて親睦を深めるオンラインゲーム大会を実施している企業もあります。
画像引用元：株式会社フィーリストブログ
WEBシステム開発を手掛けるフィーリストはオンラインゲーム大会を社内で実施したことをブログで紹介していました。仕事の合間をぬって社員でオンラインゲームを行うと、違った一面が見られたり、盛り上がったりして楽しそうです。
社員への教育を目的としたもの
社員への教育を目的としたオンラインイベントの事例は以下のとおりです。
- 社員研修
参加者は自宅やコワーキングスペースなどからインターネットにつなぐだけなので、開催に向けて場所を準備する必要がありません。参加者の所在地に制限も無く、全国各地からビジネスに役立つ講義を聴講できます。
地方支社にいながら東京の研修が受けられると、実際に喜びの声も挙がっていました。
画像引用元：TSKリクルートサイト
ソフトウェア開発を行う東京ソフトウェア株式会社さんでは実務的な研修をビデオ電話の画面共有などをして行った模様。研修と一言で言っても、業種やテーマによってさまざまなので、それぞれにカスタマイズした研修が全国で行われているようです。
- プレゼン大会・グループディスカッション大会
オンライン会議ツールを利用したプレゼン大会や、グループディスカッションも増えつつあります。どちらも在宅での講義受講を余儀なくされた学生の間で、議論を交わす場として教育機関により開催された実例があります。
画像引用元：KDL BLOG
WEB構築などを手掛ける神戸デジタル・ラボでも実際に行われたオンラインプレゼン大会の様子。現実に集ってアイデアなどを出し合う会議もいいですが、個々人で深掘りされたアイデアが持ち寄られるのがオンラインプレゼン大会での魅力かもしれません。
- 社内勉強会
新卒見込みの学生を対象とした勉強会が行われています。その他、チームの垣根を超えたノウハウの共有会や研修にもオンライン化が進んでいます。
画像引用元：merpoli メルカリグループの政策企画ブログ
参照事例：merpoli メルカリグループの政策企画ブログ「メルカリのカルチャーが体現された社内勉強会とは？」
こちらはメルカリで開かれた社内勉強会の実例。メルカリで働く社員が実行する企画だそうです。
オンライン社内イベントの事例
新型コロナウイルスの影響を受けた多くの企業が、社内イベントをオンラインで実施しています。
例えば、人材派遣企業では毎年恒例であった忘年会をオンラインで実施しました。企画から当日までの準備期間は約10日。イベントの配信場所は会議室です。
当日の参加者は200名と大規模でしたが、配信ツールのおかげで当日は問題なく進行できたそうです。イベントの内容もお酒をたしなみながらのコミュニケーションやクイズ大会など、例年通りの忘年会だったといいます。
大手総合商社ではオンライン社内eスポーツ大会を成功させた事例があります。リモート参加のオンラインイベントとゲームの相性は抜群です。4人1組の対戦ゲームを採用したことで、上司部下関係なく密なコミュニケーションを取れるイベントとなりました。社内の団結力もより一層、強化されたことでしょう。
オンライン配信やハイブリッド配信の課題を知っておく
オンラインやハイブリッド配信には以下のような課題が存在しています。
- 映像や音声のトラブル
- 社内に配信するリソースやノウハウがない
- 参加者の管理が難しい
トラブルが起きた際の対応に悩まないように、事前に課題を把握しておきましょう。
映像や音声のトラブル
オンライン社内イベントを開催する際に、通信環境が悪いと映像や音声のトラブルが発生します。このようなトラブルはイベント参加者の満足度を下げる原因です。
通信環境のトラブルは、配信機器によるもの・プラットフォームによるもの・通信回線によるものがあります。機器やプラットフォームによるトラブルは、事前のテストを徹底して備えましょう。
通信回線は、配信側には問題が無くても、受信側に問題が起こると視聴できなくなるので、事前に必要な回線速度と合わせて「通信環境により映像や音声が乱れる可能性がある」と伝えておきましょう。双方に問題が無くても、通信インフラに障害が起こる可能性もあります。
できることとして、安定して動作する機器やプラットフォームを用意しておくことが大切です。
社内に配信するリソースやノウハウが無い
オンライン開催でも社内イベントの開催目的や企画推進の方法はオフラインとほとんど変わりません。しかし、配信ツールを使いこなせる社員がいない・オンラインイベントを進行したことが無い…など、リソースやノウハウの不足に課題を感じる場合もあるでしょう。
そういった際は、社内の限られた人向けに練習したり、小規模なイベントを開催したりして実績を積んでいくのが良いでしょう。また、オンラインイベントプラットフォームの利用で受けられるサポートやオプションを活用するのも手です。外部に委託する方法もあります。どちらも、オンラインイベントのプロの仕事を間近で見ることで、ノウハウも一気に蓄積できるでしょう。
参加者の管理が難しい
参加規模の大きいイベントでは、出欠確認をチェックするだけでも膨大な時間がかかります。未回答の社員がいれば回答してもらえるようにしなくてはいけません。また、録画した研修動画をそれぞれのタイミングで視聴するような時は、受講者の進捗がバラバラになります。誰がどこまで進んでいるか、遅れている人はいないかなどを確認するのも大変です。
さらに、報告はメール、管理はExcel、実施は配信ツールなどと分かれていると、どうしても管理が煩雑になってしまいます。
参加者の出欠確認や視聴の進捗管理などは、オンラインイベントプラットフォームの機能の１つ。配信ツールと参加者管理を同じプラットフォーム内で行えます。一元管理ができるので、その分主催側の手間が少なくなり、イベント内容のブラッシュアップに時間を使えるようになるでしょう。
イベントプラットフォームを利用して円滑なイベントにしよう
新型コロナウイルスの影響によるリモートワーク推進で、社員のコミュニケーションが希薄になっています。そんな中で組織としての団結力を向上させるには、オンラインで社内イベントを開催するのが有効です。
オンライン社内イベントのノウハウがなく悩んでいる場合は、ぜひイベントプラットフォームのit（イット）のご利用をご検討ください。専門スタッフのサポートにより質の高いイベントが実施ができるため、社員の満足度を向上させられます。無料お試しやスポットでの利用も可能です。
